Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - 69

Dans le cadre d'un congé maternité à venir, la mairie de Dommartin recherche un(e) assistant(e) administratif(ve).

Vous serez rattaché(e) à la directrice générale des services.

Dans le cadre de vos mission, vous interviendrez sur plusieurs volets :

ACCUEIL - SECRETARIAT DES AFFAIRES GENERALES :
- Accueil physique et téléphonique du public
- Réception et saisie du courrier entrant, suivi des courriers sortants
- Correspondance administrative, rédaction de courriers et d'arrêtés (pour les événements associatifs notamment)
- Organisation de réunions, réservation de salles sur le logiciel interne
- Commande de fourniture
- Classement et archivage de dossiers
- Apporte sa participation à tous les projets mis en oeuvre au sein du service
- Soutien et prise de relai à chaque fois que cela est nécessaire au sein de l'équipe affaires générales

COMMUNICATION :
- Collecte des informations et mise à jour fréquente des informations diffusées aux administrés dans le cadre de la newsletter (à rédiger), des panneaux lumineux, du site internet et du bulletin municipal
- Rédaction d'articles et de support de communication en lien avec l'élu(e) référent(e)
- Création de support de communication
- Suivi et mise en oeuvre des décisions de la commission communication

ASSOCIATIONS - EVENEMENTIEL :
- Collaboration avec l'élu(e) concerné(e)
- Suivi des demandes, des activités et des manifestations associatives (mise à disposition du kit associatif, règlement intérieur des subventions, .)
- Suivi et mise en oeuvre des décisions de la commission associative (notamment des dossiers de demandes de subventions)
- Relations avec les partenaires institutionnels concernés
- Organisation logistique d'événements communaux (dont protocole)
- Organisation du conseil municipal des enfants en lien avec l'élu(e) référent(e)

INSTANCES MUNICIPALES :
- Organisation logistique du conseil municipal, des commissions municipales, des CAO, commissions des impôts directs (réservation de salle, convocation avec ordre du jour, fiche de présence, .)
- Rédaction (en lien avec la DGS) des ordres du jour des conseils municipaux (note de synthèse détaillée)
- Préparation des procès-verbaux des CAO
- Rédaction des délibérations, envoi au contrôle de légalité et suivi de l'affichage sur le site internet
- Suivi logistique des décisions des instances municipales (envoi délibérations exécutoires, signature de convention, contrat ou devis, lien avec les prestataires pour envoi de documents, .)
- Suivi régulier de l'enregistrement des comptes-rendus des commissions municipales sur le serveur

N'hésitez plus, rejoignez-nous !