Assistant Services à la Population - Dommartin H/F - 69

Position hiérarchique
Sous la responsabilité hiérarchique directe de Emmanuelle BELLOTTO Directrice Générale des Services
Relations de travail
- En relation avec les autres services municipaux, les partenaires institutionnels et les élus
- En relation directe avec les usagers
- En collaboration étroite avec la directrice générale des services
- En collaboration et en soutien auprès de ses collègues du service affaires générales

Missions et activités

Mission 1 : ACCUEIL - SECRETARIAT AFFAIRES GENERALES
- Accueil physique et téléphonique du public
- Réception et saisie du courrier entrant, suivi des courriers sortants
- Correspondance administrative, rédaction de courriers et d'arrêtés (pour les événements associatifs notamment)
- Organisation de réunions, réservation de salles sur le logiciel interne
- Commande de fourniture
- Classement et archivage de dossiers
- Apporte sa participation à tous les projets mis en ½uvre au sein du service
- Soutien et prise de relai à chaque fois que cela est nécessaire au sein de l'équipe affaires générales

Mission 2 : COMMUNICATION
- Collecte des informations et mise à jour fréquente des informations diffusées aux administrés dans le cadre de la newsletter (à rédiger), des panneaux lumineux, du site internet et du bulletin municipal
- Rédaction d'articles et de support de communication en lien avec l'élu(e) référent(e)
- Création de support de communication
- Suivi et mise en ½uvre des décisions de la commission communication

Mission 3 : ASSOCIATIONS - EVENEMENTIEL
- Collaboration avec l'élu(e) concerné(e)
- Suivi des demandes, des activités et des manifestations associatives (mise à disposition du kit associatif, règlement intérieur des subventions...)
- Suivi et mise en ½uvre des décisions de la commission associative (notamment des dossiers de demandes de subventions)
- Relations avec les partenaires institutionnels concernés
- Organisation logistique d'événements communaux (dont protocole)
- Organisation du conseil municipal des enfants en lien avec l'élu(e) référent(e)

Mission 4 : INSTANCES MUNICIPALES
- Organisation logistique du conseil municipal, des commissions municipales, des CAO, commissions des impôts directs (réservation de salle, convocation avec ordre du jour, fiche de présence...)
- Rédaction (en lien avec la DGS) des ordres du jour des conseils municipaux (note de synthèse détaillée)
- Préparation des procès-verbaux des CAO
- Rédaction des délibérations, envoi au contrôle de légalité et suivi de l'affichage sur le site internet
- Suivi logistique des décisions des instances municipales (envoi délibérations exécutoires, signature de convention, contrat ou devis, lien avec les prestataires pour envoi de documents...)
- Suivi régulier de l'enregistrement des comptes-rendus des commissions municipales sur le serveur