Agent d'Accueil Polyvalent - Gleize H/F - Communes

Assurer l'accueil général de la mairie, délivrer tous les actes d'état civil de compétence communale et répondre à toutes les démarches concernant les affaires générales des administrésMISSIONS PRINCIPALES :ACCUEIL :- Assurer l'accueil téléphonique et physique des administrés/ usagers- Orienter et assurer en premier lieu le traitement des demandes des usagers : renseignements divers concernant toutes les activités de la commune- Veiller à la bonne tenue des locaux accueillant du public : propreté (hall d'entrée), rangement, accessibilité, sécurité - Assurer un filtrage des visiteurs de la mairie AFFAIRES GENERALES :- Réceptionner le courrier entrant livré par la Poste, - Affranchir quotidiennement le courrier et les recommandés, les envois en nombre pour les différents services de la mairie, assurer le suivi des compteurs de courrier et mettre à jour le tableau de suivi du budget affranchissement - Assurer l'ouverture du courrier et le tri par services en l'absence de l'agent en charge au secrétariat général- Assurer une juste information des administrés sur la procédure de demande de titres, assurer la gestion du planning quotidien des rendez-vous des cartes d'identité, passeport et des annulations- Recueillir, traiter les demandes en respectant la procédure ANTS, assurer le lien éventuel avec le CERT (Préfecture), remplir le tableau de suivi- Réceptionner les colis arrivés des titres sécurisés, les classer dans le coffre sécurisé et remettre les titres, - Recueillir les demandes de certification d'identité numérique - Traiter des demandes de recensement militaire des jeunes - Réceptionner les registres professionnels pour signature - Suivre la boite mail génériqueETAT CIVIL :- Enregistrer les courriers arrivés : demande d'actes, avis de mentions, livrets de famille dans les tableaux de bord dédiés- Délivrer aux administrés/usagers les copies d'actes d'état civil et traiter les demandes d'actes d'état civil par mail et courrier en prenant en compte la législation - Assurer le traitement des demandes transmises sur le portail « Hubee » (service public) : demandes d'actes et certificats médicaux électroniques - Assurer le suivi de la boite mail générique- Traiter les avis de mention, mise à jour des registres et tableaux de suivi Pour les deux services, veiller à la bonne tenue des dossiers : classement, rangement, archivage et alerter la hiérarchie en cas de difficulté ou de question règlementaire possible MISSIONS SECONDAIRES :- En l'absence de l'agent gestionnaire scolaire et social, traiter les demandes de transport Mobil'aide (réceptionner et envoyer au taxi), recueil des paiements périscolaires, prendre les pré-inscriptions scolaires, abonnement libellule (réception de documents)

COMPETENCES TECHNIQUESMaîtrise première main pack office, Outlook, logiciels Etat Civil, logiciel cimetière, ANTSBonnes connaissances des activités de la mairie et des actualités Maîtrise des procédures ANTS concernant les titres d'identité Maîtrise de la législation concernant l'état civil et le funéraire Aisance informatique pour manier les différents logiciels et supports (HUBEE, COMEDEC...)SAVOIR ETREQualités relationnelles pour assurer les missions d'accueil, discrétion, rigueur, polyvalenceSavoir s'adapter à un travail en équipe et communiquer les bonnes informations RELATIONS DE TRAVAILMaire, élus, DGS, Responsable service, agents, public, HNO de Gleizé, mairies des autres communes, Préfecture 69, Procureur de la République, opérateurs funérairesSUJETIONS PARTICULIERES DU POSTETravail sur 35 h sur 4,5 jours + samedi matin selon roulement établi Travail en équipe pour assurer la continuité de service

• Outlook
• Sens du relationnel
• Travail en équipe
• Pack Office
• Traitement du courrier
• Ant
• Capacité d’adaptation