Secrétaire Administrative H/F - Maison de Retraite Utrillo

L'EHPAD UTRILLO recherche sa/son futur(e) Secrétaire de Direction à compter du 19/06/2026.
LES MISSIONS :
Accueil et standard téléphonique :
- Accueil des visiteurs
- Surveillance des entrées/sorties de la résidence
- Renseignements des familles (hors informations médicales)
- Gestion des repas des salariés et des familles
- Prise en charge des appels et des messages
- Transfert téléphonique sur fixe ou mobile
- Transmission des informations aux différents services
Gestion administrative :
- Trier et transférer les mails à chaque personne
- Répondre aux mails concernant sa partie administrative
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier
- Établissement, enlèvement et suivi des Chronopost
- Élaboration des éléments préparatoires de facturation
- Suivi des encaissements
- Réalisation des rapprochements bancaires
- Préparation et suivi des attestations fiscales
- Suivi administratif des dossiers résidents et familles
Divers :
- Élaboration des comptes rendus de réunions diverses
- Gestion des commandes de papeterie
- Reliure des dossiers
- Création du dossier administratif des résidents et classement des documents (Titan et papier), avant visée direction
- Tenue du cahier des entrées et sorties des résidents
- Suivi des différents supports administratifs (EVI, tableaux de suivi)
- Support aux différents services : frappe de documents, scan de dossiers, photocopies
- Utilisation quotidienne des logiciels TITAN Launcher et TITAN Link
- Et toutes tâches administratives découlant naturellement des fonctions de secrétariat
PROFIL :
- Bac ou BTS Secrétariat exigé
- Expérience en gestion administrative indispensable
- Expérience en facturation en EHPAD
- Maîtrise des logiciels TITAN Launcher et TITAN Link fortement exigée
- Discret(e), rigoureux(se), organisé(e) et autonome
CONDITIONS DU POSTE :
- CDI - Temps plein (151,67 heures)
- Horaires : 9h30-12h30 et 13h30-17h30
- Poste disponible à compter du 19 juin 2026

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,facturation

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Gestion de l'emploi du temps
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique