Assistant de Formation H/F - Service Public

Au sein de l'INTEFP, la Direction de l'Innovation et des Partenariats concentre son action sur le renforcement du débat social et de l'apprentissage collectif dans les champs d'expertise de l'INTEFP (dialogue social, santé au travail, lutte contre la précarité) en garantissant la participation de toutes les parties prenantes, en priorité en associant les services du travail et les partenaires sociaux. A la faveur d'actions de partenariat et de coopération nationales, européennes et internationales, elle conçoit et anime des dispositifs innovants sur des sujets relatifs aux transformations du travail, de l'emploi et du développement des compétences et met à disposition, sous des formes pédagogiques, éditoriales et événementielles, les savoirs pratiques et connaissances construits vers ses publics prioritaires.
Effectif du service : 22

Activités principales :

1. Gestion et suivi des dossiers/actions de formation (présentiel et distanciel): préparation, mise en oeuvre et suivi des actions aux plans matériel, administratif et financier
2. Réponse aux sollicitations des partenaires institutionnels (demandes d'informations, inscriptions, devis, conventions, bilans...)
3. Mise en oeuvre de la communication de l'offre de formation avec les partenaires institutionnels : diffusion de matériaux promotionnels de l'offre de formation en santé et sécurité au travail auprès des partenaires institutionnels
4. Contribution à la mise en oeuvre de la démarche qualité de l'Institut (QUALIOPI) dont la préparation des données pour la Commission de suivi et d'amélioration continue.
5. Mise en place du passeport de prévention : collecte, traitement et saisie de données individuelles sensibles, contribution au reporting des déclarations réalisées.
6. Collecte et mise à jour régulière de la base de données des contacts qualifiés de la DIP (partenaires, intervenants, stagiaires, etc.)
7. Prise en charge du support technique du LMS de l'INTEFP (niveau 1)

Ces attributions sont susceptibles d'évoluer en fonction des nécessités du service.

CONNAISSANCES :

Organisation administrative de l'état et de ses 3 fonctions publiques
Questions relatives à la Santé Sécurité au Travail
Techniques et outils de communication et de promotion d'offres de formation
Outils de gestion administrative et financière
Domaine de la formation professionnelle

SAVOIR ETRE :

Être capable de travailler dans un collectif de travail, partager les expériences
Avoir un sens relationnel avéré
Savoir faire preuve de souplesse et d'adaptabilité
Être disponible, réactif et autonome
Savoir faire preuve d'initiative et être force de proposition
Savoir organiser son temps et sa charge de travail, dans une temporalité contrainte

SAVOIR FAIRE :

Technologies numériques applicables aux formations à distance et hybrides (plateforme LMS, Classes virtuelles, outil de gestion administrative des formations, outils d'enquête (Sphinx)
Capacité de synthèse, de veille et de capitalisation
Maîtriser les outils informatiques : Microsoft 365
Communiquer avec les partenaires, prestataires, intervenants à l'oral comme à l'écrit

• Sens du relationnel